Privacy Statement

Privacy Statement

Dit is het Privacy Statement van het Nederlands Migratie Instituut (NMI). Om u
goed van dienst te zijn en om ons werk zo efficiënt en effectief mogelijk uit te
voeren, verwerkt het NMI uw persoonsgegevens.

Het NMI acht een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens van groot belang. Uw
persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. U kunt
erop rekenen dat uw gegevens bij het NMI veilig zijn en dat wij ons houden aan de
geldende wettelijke regels.

Waarom heeft het NMI een Privacy Statement?
We hebben in dit Privacy Statement voor u op een rijtje gezet hoe wij omgaan met uw
persoonsgegevens. U kunt in dit Privacy Statement lezen welke persoonsgegevens wij
van u verwerken, voor welke doeleinden, wie uw gegevens mag inzien, hoe wij uw
gegevens bewaren, aan wie wij uw gegevens doorgeven en welke invloed u daarop zelf
kunt uitoefenen. Uw belang staat bij ons voorop!

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk
persoon en dat bent u. Bij persoonsgegevens kunt u denken aan: uw naam, adres,
geboortedatum, telefoonnummer e-mailadres en biometrische gegevens. Dit soort
gegevens verkrijgen wij van u als u bijvoorbeeld een formulier invult, een brief of e-mail
stuurt, of met ons belt. Ook als u de website van het NMI bezoekt, verstrekt u ons in
sommige gevallen persoonsgegevens. Bijvoorbeeld in de vorm van een IP-adres of een
cookie.

Op het moment dat uw persoonsgegevens door uzelf of door een derde met het NMI
worden gedeeld verwerken wij deze. De betekenis van het begrip verwerken is ruim en
houdt onder meer in: verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en het
verstrekken van gegevens aan derde partijen.

Waarop is dit Privacy Statement van toepassing?
Dit Privacy Statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die het NMI van u (op
geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze) verwerkt in het kader van haar
dienstverlening.

Van wie verwerkt het NMI persoonsgegevens?
Van alle personen met wie we contact hebben, of die de website van het NMI bezoeken,
kunnen we persoonsgegevens verwerken. Dit zijn onder meer cliënten van het NMI. Ook verwerken we persoonsgegevens van contactpersonen van organisaties waar het NMI
mee samenwerkt.

Belangrijk: als u als organisatie of bedrijf persoonsgegevens van uw medewerkers aan
ons doorgeeft, dan bent u volgens de geldende wetgeving verplicht om uw
medewerkers hierover te informeren. U kunt dit Privacy Statement aan uw
medewerkers geven. Zij weten zo precies hoe het NMI omgaat met hun
persoonsgegevens.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens is het NMI,
gevestigd aan Catharijnesingel 50, te Utrecht. De verantwoordelijke is degene die
formeel-juridisch beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met
welk doel dat gebeurt en op welke wijze.

Waarvoor gebruikt het NMI uw persoonsgegevens?
Het NMI mag enkel persoonsgegevens van u verwerken als wij daarvoor een wettelijke
grondslag hebben. De wettelijke grondslagen voor het verwerken van uw
persoonsgegevens zijn:

• uw toestemming;
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een
  overeenkomst;
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na
  te komen;
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk met het oog op het belang van
  het NMI, waarbij uw belang niet prevaleert.

Het NMI verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve
bedrijfsvoering, in het bijzonder in het kader van het adviseren over het exporteren van
uitkeringen naar het buitenland, het aanvragen van de remigratie-uitkering of andere
activiteiten in het kader van remigratie.

Hoe gaat het NMI met uw persoonsgegevens om?
Zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Zo gaan wij met uw persoonsgegevens om. Hiervoor
heeft het NMI uitgebreide werkinstructie voor intern gebruik opgesteld. Op de naleving
van het beleid wordt toegezien.

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens
De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Wet
bescherming persoonsgegevens, vanaf 25 mei 2018 betreft dat de Algemene
Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe
dat deze wet wordt nageleefd. Wanneer u van mening bent dat de bepalingen uit dit
Privacy Statement niet of onvoldoende door ons worden nageleefd heeft u het recht om
een klacht in te dienen bij de AP. De contactgegevens van de AP zijn:

Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV Den Haag
070-8888 500

Veilig
Om uw privacy en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen, treft het NMI
passende technische en organisatorische maatregelen. Wij nemen
beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot
persoonsgegevens te voorkomen. Naast het beveiligen van de systemen, willen we ook
dat binnen het NMI niet iedereen toegang heeft tot uw gegevens. De systemen waarin
cliëntgegevens zijn opgeslagen, zijn daarom enkel toegankelijk voor een selecte groep
medewerkers voor wie het noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werkzaamheden
dat ze toegang hebben.

Melden van incidenten
Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming
van uw persoonsgegevens en er sprake is van een ernstige vorm van datalekken dan
zullen wij dit melden bij de AP en aan onze opdrachtgever (het ministerie van Sociale
Zaken en Werkgelegenheid). Indien de inbreuk op uw persoonsgegevens voor u mogelijk
ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten we u dit zo snel mogelijk weten.

Vertrouwelijk
We gaan ervan uit dat uw gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Iedere medewerker
van het NMI is daarom tot geheimhouding verplicht. Dit geldt eveneens voor derden die
door het NMI zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te
verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op
onze systemen zijn eveneens gehouden tot geheimhouding. Kortom iedereen die inzicht
heeft in uw gegevens is belast met een geheimhoudingsplicht.

Hoelang bewaren we uw gegevens?
Het NMI bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden
waarvoor uw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoelang
bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de
doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel
verschillend zijn.

Het NMI hanteert de volgende bewaartermijnen:

• Webformulieren worden binnen 2 maanden verwijderd.
• In het geval van het uitsluitend geven van voorlichting en de cliënt verder geen
  contact meer met het NMI zoekt, volgt daarna een bewaartermijn 1 jaar.
• In het geval van begeleiding / advisering door het NMI voor de duur van de
  advisering en begeleiding. Na sluiten van het dossier, en daarmee het
  beëindigen van de advisering en begeleiding, is er een bewaartermijn 5 jaar.

Verstrekken aan derden
Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitdrukkelijk niet aan derden, tenzij dat
noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, indien dit wettelijk
verplicht is of wanneer u ons hiervoor uw toestemming hebt gegeven. Het NMI kan ook
verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken, op basis van een uitspraak van een
bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is, verleent het NMI haar
medewerking.

Doorgeven van uw gegevens naar landen buiten de Europese Unie
Het NMI zal uw gegevens niet doorgeven aan een bedrijf of vestiging in een land buiten
de Europese Unie, tenzij daarvoor een modelovereenkomst is gesloten of wanneer u
een verklaring hebt getekend waarin u toestemming geeft voor de doorgifte.

Contact met het NMI
Veel contacten tussen u en het NMI verlopen telefonisch, via formulieren, e-mail of door
middel van bezoek van een spreekuur op een van onze spreekuurlocaties.
Persoonsgegevens die u daarbij doorgeeft, leggen we vast als dat nodig is voor onze
dienstverlening. Het initiatief om contact te hebben kan bij u vandaan komen maar ook
van het NMI. De persoonsgegevens die u daarbij aan ons doorgeeft, kunnen door het
NMI worden verwerkt.

Bezoek aan de website van het NMI
Iedereen die internet gebruikt, heeft een IP-adres. Ook als u internet met uw mobiele
telefoon. Zonder IP-adres kunt u niet internetten. Het NMI houdt geen IP-adressen bij.
Wij maken op de website van het NMI wel gebruik van cookies. Een cookie is een klein
bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser
op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen.

Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als
deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en
rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze
informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of
voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen
invloed op. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd.
Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht en
opgeslagen door Google op servers in de Verenigde Staten.

Wat zijn uw rechten?
Wanneer het NMI persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u volgens de geldende
regelgeving bepaalde rechten. Uw rechten zullen hieronder worden toegelicht.

Wij stellen u op de hoogte als wij persoonsgegevens van u verwerken
Het NMI verstrekt voor het verwerken van uw gegevens informatie aan u betreffende
onze identiteit, over de doelen waarvoor en de manieren waarop wij uw gegevens
verwerken, over de regels die daarop van toepassing zijn, over de rechten die u heeft en
hoe u daar invloed op kunt uitoefenen. Deze informatieverstrekking kan achterwege
blijven indien u reeds op de hoogte bent van de verwerking van uw gegevens of indien
een mededeling aan u onmogelijk is of voor ons een onevenredige inspanning kost.

Inzage in uw gegevens
Bent u cliënt van het NMI en wilt u zien welke persoonsgegevens van u bij ons bekend
zijn? Dan kunt u gebruikmaken van uw ‘Recht van inzage’. We verzoeken u wel specifiek
aan te geven welke persoonsgegevens u graag wenst te ontvangen.

Recht op rectificatie
U heeft het recht om gegevens te rectificeren als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
Ook heeft u het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor
het doel waarvoor wij ze verwerken, of als uw gegevens in strijd met een wettelijk
voorschrift door ons zijn verwerkt. Wij zullen de derde(n) die uw gegevens van ons
hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele rectificatie, tenzij dit
onmogelijk is of van ons onevenredig veel inspanning vraagt.

Recht op gegevenswissing
Daarnaast heeft u het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld
wanneer uw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben
ontvangen, u bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer uw gegevens
onrechtmatig door ons zijn verwerkt. We kunnen echter niet altijd alle gevraagde
gegevens verwijderen, omdat we verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van u te
bewaren.

Recht op beperking van de verwerking
Ook heeft u recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Het recht op
beperking houdt in dat wij uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en
niet mogen wijzigen. Hiervan is sprake indien u de juistheid van de gegevens betwist,
indien u van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de
doeleinden of indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens
door het NMI onrechtmatig is.

Recht van bezwaar
Tegen verwerking van uw persoonsgegevens door het NMI kunt u bezwaar maken
indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk
voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een
wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld wanneer u niet wilt dat wij uw persoonsgegevens
gebruiken om u berichten te sturen of telefonisch te benaderen.

Recht op dataportabiliteit
Wanneer u zelf uw persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, heeft u in bepaalde
gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat wij uw gegevens op
gestructureerde, gangbare en op computers leesbare wijze aan u zullen verstrekken,
wanneer u ons daarom verzoekt.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, kunt u te allen tijde contact met ons
opnemen via onderstaande contactgegevens of door een brief aan ons te sturen,
voorzien van uw naam, adres en telefoonnummer. Ook kunt u een mail sturen naar
nmi@nmigratie.nl.

Wij kunnen aan u vragen zich te legitimeren, aan de hand van een geldig
legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens
aan de juiste persoon verstrekken.

Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen
door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer u ons
bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.

Over dit privacy statement
Het NMI kan dit Privacy Statement aanpassen. De laatste wijziging is van 20 augustus
2020. De meest recente versie vindt u altijd op onze website. Heeft u vragen of
opmerkingen over ons Privacy Statement? Neem dan gerust contact met ons op:

Nederlands Migratie Instituut
Catharijnesingel 50
3511 GC Utrecht
nmi@nmigratie.nl